Check-list complète pour l’engagement de nouveaux employés en Suisse

En tant qu’employeur, recruter un nouvel employé implique de respecter de nombreuses obligations légales. Cette check-list vous guide étape par étape pour ne rien oublier lors d’une embauche en Suisse.

Contrat de travail

Un contrat de travail peut être conclu oralement, par écrit ou tacitement. Pour éviter toute ambiguïté, il est toutefois recommandé de privilégier la forme écrite.

Le contrat doit au minimum préciser :

• Les coordonnées de l’employeur et de l’employé
• Les tâches et responsabilités du poste
• La date de début et la durée du contrat
• Le salaire brut, les retenues, le 13e salaire, les allocations
• Le taux d’occupation et le temps de travail (heures supplémentaires, travail de nuit)
• Le délai de résiliation selon le Code des obligations (art. 335a et suivants)
• Les vacances, jours fériés, congés et jours de formation

Si l’entreprise est soumise à une convention collective de travail (CCT), ses dispositions s’appliquent obligatoirement. Pour l’embauche d’un mineur, une autorisation écrite des parents ou du représentant légal est nécessaire.

quitt Business établit pour vous les contrats de travail, le règlement d’entreprise et le règlement de remboursement des frais.

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FAQ sur le droit du travail privé
Plus d’informations sur les conventions collectives de travail

Inscription auprès de la caisse de compensation

Tous les employés doivent être inscrits à l’AVS, AI et APG. L’obligation de cotiser débute le 1er janvier suivant le 17e anniversaire et prend fin à la cessation d’activité.

L’employeur doit inscrire chaque collaborateur auprès de la caisse de compensation cantonale compétente (ou professionnelle). Ces caisses gèrent également les allocations familiales. Les cotisations à l’AVS/AI/APG et à l’assurance chômage (AC) sont partagées à parts égales entre employeur et employé.

quitt Business s’occupe de toutes les inscriptions et des décomptes avec la caisse de compensation.

‍Plus d’informations sur les cotisations à l’AVS/AI/APG/AC

Prévoyance et assurances obligatoires

En Suisse, l’employeur doit protéger ses employés par différentes assurances :

• Prévoyance professionnelle (LPP) : obligatoire à partir d’un salaire annuel soumis à l’AVS supérieur à CHF 22’680.
• Assurance-accidents (LAA) : obligatoire pour tous les employés. Au-delà de 8 h/semaine, la couverture inclut les accidents non professionnels.
• Indemnités journalières maladie (IJM) : facultative mais fortement conseillée, car elle couvre la poursuite du salaire en cas de maladie.
• Assurance-accidents complémentaire (LAAC) : optionnelle, pour une protection renforcée.

quitt Business se charge de l’affiliation à la caisse de pension, de la conclusion des assurances et du règlement des sinistres.

‍Plus d’informations sur les assurances de quitt Business

‍Plus d’informations sur l’affiliation obligatoire à une institution de prévoyance
Plus d’informations sur l’assurance-accidents obligatoire
Plus d’informations sur le maintien du salaire en cas de maladie

Autorisations liées au droit des étrangers

L’engagement de travailleurs étrangers peut nécessiter une annonce ou une autorisation.

• UE/AELE – moins de 90 jours/an : obligation d’annonce, sauf pour certains secteurs (construction, hôtellerie-restauration, nettoyage, sécurité, etc.) où une autorisation est nécessaire même en dessous de 90 jours.
• UE/AELE – plus de 90 jours/an : autorisation de travail obligatoire.
• Ressortissants d’États tiers : autorisation toujours obligatoire.

quitt Business ne prend pas en charge ces démarches.

‍Plus d’informations sur les obligations d’annonce et d’autorisation des employeurs

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Impôt à la source

L’impôt à la source est directement retenu sur le salaire et versé par l’employeur à l’autorité fiscale compétente. L’annonce doit être faite dans les 8 jours suivant l’entrée en fonction.

quitt Business s’occupe de toutes les déclarations et décomptes liés à l’impôt à la source.

‍Plus d’informations sur les cas et les conditions d’assujettissement à l’impôt à la source

Allocations familiales

Les employés ayant des enfants peuvent bénéficier d’allocations familiales. La demande doit être faite par l’employeur auprès de la caisse d’allocations familiales, généralement liée à la caisse AVS.

quitt Business se charge de la demande et du paiement des allocations familiales.

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Versement du salaire

L’employeur doit verser au personnel le salaire convenu, usuel ou prévu par un contrat-type de travail (CTT) ou une CCT. En Suisse, il n’existe pas de salaire minimum fédéral, mais certains cantons ou CCT peuvent en fixer un.

En pratique :

• La plupart des contrats prévoient un salaire horaire ou mensuel.
• Pour les salaires mensuels, les jours fériés et de repos sont inclus : le montant reste constant chaque mois.
• Sauf disposition contraire, le salaire doit être versé au plus tard à la fin du mois.
• Un décompte écrit clair (salaire brut, déductions, salaire net) doit être remis chaque mois.
• Il est recommandé d’y indiquer aussi le solde des vacances et d’heures supplémentaires.
• L’employeur est responsable de la déduction des parts salariales de cotisations sociales.

Décompte annuel auprès de la caisse de compensation

Chaque employeur doit transmettre à la caisse de compensation le décompte des salaires jusqu’au 30 janvier de l’année suivante. Cela permet d’inscrire correctement les cotisations sur les comptes individuels AVS des employés.

quitt Business gère pour vous la correspondance et le décompte annuel avec la caisse de compensation.

Certificat de salaire

À la fin de chaque année, l’employeur doit remettre à l’employé un certificat de salaire. Ce document est indispensable pour la déclaration fiscale.

Plus d’informations sur le certificat de salaire

quitt Business génère automatiquement les certificats de salaire, accessibles par l’employeur et les employés.

Conclusion

L’embauche en Suisse implique bien plus que la simple signature d’un contrat : il faut gérer les assurances, les cotisations sociales, les impôts, les allocations et les obligations légales.

Avec quitt Business, vous gagnez du temps et de la sécurité juridique : nous prenons en charge toutes ces démarches pour vous.