Checkliste für die Anstellung neuer Mitarbeiter

Publiziert: 25. April 2023
Gayane Varderesyan
News

Überarbeitet: November 19, 2024
Liam Pichler

Als Unternehmensgründer sind Sie schnell mit der Einstellung von Mitarbeitern konfrontiert. Auch schon Sie selber, falls operativ tätig, sind von Anfang an Mitarbeitender Ihres Unternehmens. Die folgende Checkliste zeigt Schritt für Schritt auf, an was Sie als Arbeitgeber alles denken und welchen Pflichten sie als Arbeitgeber nachkommen müssen.

Checkliste gratis herunterladen

Lade gratis unser Starter Paket herunter und erhalte alle notwendigen Dokumente für die Administration deiner neuen Mitarbeiter

HERUNTERLADEN

Checkliste zum Mitarbeiter einstellen:

Erstellung Arbeitsvertrag
Anmeldung bei der Ausgleichskasse
BVG, UVG und evtl. KTG, UVG-Z abschliessen
Melde- und Bewilligungspflichten nach Ausländerrecht
Anmeldung Quellensteuer
Beantragung Familienzulagen
Lohnauszahlung
Abrechnung des Lohnes gegenüber der Ausgleichskasse
Erstellung des Lohnausweises

Checkliste herunterladen

1. Erstellung Arbeitsvertrag

Ein Arbeitsvertrag kann mündlich, schriftlich oder stillschweigend eingegangen werden. Um Unklarheiten zu vermeiden, wird die Schriftlichkeit empfohlen. Die Schriftform kann auch jederzeit vom Mitarbeiter verlangt werden.

Mit Unterzeichnung des Arbeitsvertrages verpflichtet sich der Arbeitgeber zur Zahlung eines Lohnes, zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen und zur Gewährleistung von bezahltem Urlaub. Der Arbeitnehmende verpflichtet sich, die vom Arbeitgeber vorgegebene Arbeit zu leisten. Ausserdem unterliegt der Arbeitnehmende nach Abschluss des Vertrages einer Treue- und Sorgfaltspflicht. Der Arbeitsvertrag sollte mindestens die folgenden Punkte beinhalten:

Name und Adresse von Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Aufgaben und Verantwortung der jeweiligen Stelle
Beginn und Dauer des Vertrages
Bruttolohn, monatliche Lohnabzüge, Zulagen, 13. Monatslohn
Pensum, Arbeitszeit, Überstunden, Nachtarbeit
Kündigungsfrist unter Einhaltung der Bestimmungen von OR Art. 335a ff.
Ferien, Feiertage, Ruhetage, Bildungsurlaub

Zudem muss beachtet werden, ob das Unternehmen einem Gesamtarbeitsvertrag (GAV) unterliegt. Ist dies der Fall, müssen die Bestimmungen des GAV eingehalten werden. Bei der Einstellung von Minderjährigen müssen Sie zudem zwingend die (schriftliche) Einverständniserklärung der Eltern oder der gesetzlichen Vertretung vorlegen können.

quitt Business erstellt anhand ihrer Angaben Arbeitsverträge, einen Teamvertrag und das Spesenreglement für Sie.

Hier geht’s zu unserem Muster-Arbeitsvertrag

FAQ zum privaten Arbeitsrecht

Weitere Informationen zu Gesamtarbeitsverträgen

2. Anmeldung bei der Ausgleichskasse

In der Schweiz erwerbstätige Personen müssen Beiträge an die erste Säule (AHV), die IV und die EO entrichten. Die Beitragspflicht beginnt ab dem 1. Januar nach dem 17. Geburtstag. Der Arbeitgeber ist zuständig für die Anmeldung.
Gibt man seine Erwerbstätigkeit auf, entfällt die Beitragspflicht.

Die Beiträge an die AHV werden hälftig von Arbeitnehmenden und Arbeitgeber bezahlt. Die vom Arbeitnehmenden zu bezahlende Hälfte wird direkt vom Lohn abgezogen und zusammen mit der Hälfte des Arbeitgebers eingezahlt. Neben den Beiträgen an die AHV / IV / EO müssen auch Beiträge an die Arbeitslosenversicherung (ALV) entrichtet werden. Auch diese Beiträge werden hälftig von Arbeitnehmenden und Arbeitgeber bezahlt. Die Anmeldung von Mitarbeitenden für die Abrechnung von den AHV / IV / EO und ALV-Beiträgen erfolgt bei der zuständigen kantonalen Ausgleichskasse am Geschäftssitz des Unternehmens, oder, falls Sie Mitglied eines Berufsverbandes sind, der eine eigene Ausgleichskasse führt, die entsprechende Verbandsausgleichskasse. Diese Kassen führen in der Regel auch eine Familienausgleichskasse. Ausnahmen bestehen für Arbeitnehmende, welche im betreffenden Kalenderjahr noch nicht 18 Jahre alt werden sowie für Altersrentnerinnen und Altersrentner.

quitt Business übernimmt für Sie alle obigen Anmeldungen und Abrechnungen mit der Ausgleichskasse.

Weitere Informationen zu Beiträgen an AHV, IV, EO, ALV

3. BVG, UVG und evtl. KTG, UVG-Z abschliessen

Als Arbeitgeber sind Sie gegebenenfalls dazu verpflichtet sich einer registrierten Vorsorgeeinrichtung anzuschliessen und ihre Mitarbeiter in jedem Fall gegen Unfall zu versichern. Der Abschluss einer Krankentaggeldversicherung ist freiwillig, jedoch in den meisten Fällen empfehlenswert.

Berufliche Vorsorge (BVG):
Auf Löhne, die der AHV-Beitragspflicht unterstehen und welche CHF 22’050.- pro Jahr übersteigen, sind Beiträge an die 2. Säule der beruflichen Vorsorge zu leisten. Arbeitgebende haben sich einer registrierten Vorsorgeeinrichtung/Pensionskasse anzuschliessen. Bei Arbeitnehmenden, die im betreffenden Kalenderjahr 18 Jahre alt werden, besteht die Meldepflicht ab dem ersten Januar dieses Jahres. Für Arbeitnehmende im ordentlichen gesetzlichen Rentenalter besteht keine Meldepflicht. Die Höhe der Beiträge an die Pensionskasse hängt vom Lohn und Alter des Mitarbeitenden und dem Vorsorgeplan des Arbeitgebers ab.

Unfallversicherung (UVG):
Alle in der Schweiz erwerbstätigen Personen sind über den Arbeitgeber obligatorisch gegen Unfälle versichert. Mitarbeiter, die wöchentlich mehr als 8 Stunden für denselben Arbeitgeber arbeiten, sind nicht nur gegen Berufsunfälle (BU), sondern auch gegen Nichtberufsunfälle (NBU) versichert.

Krankentaggeldversicherung (KTG):
Die KTG-Versicherung für Mitarbeitende ist nicht obligatorisch. Eine KTG-Versicherung lohnt sich aber in den meisten Fällen für den Arbeitgeber. Denn als Arbeitgeber ist man von Gesetzes wegen verpflichtet, den Lohn von Mitarbeitenden bei Krankheit für einen gewissen Zeitraum weiter zu zahlen. Ohne eine KTG-Versicherung trägt der Arbeitgeber selbst das Risiko, den Lohn bezahlen zu müssen, ohne Arbeitsleistung zu erhalten.

Unfallversicherung Zusatz (UVG-Z):
Die obligatorische Unfallversicherung bietet in den meisten Fällen einen angemessenen Schutz. Eine freiwillige UVG-Z kann zusätzlichen Schutz bieten.

quitt Business übernimmt für sie den Anschluss an die Pensionskasse, den Abschluss aller nötigen Versicherungen und die Abwicklung von Schadensfällen.

Weitere Informationen zu den Versicherungen von quitt Business

Weitere Informationen zur Anschlusspflicht an eine Vorsorgeeinrichtung

Mehr Informationen zur obligatorischen Unfallversicherung

Mehr Informationen zur Lohnfortzahlung bei Krankheit

4. Melde- und Bewilligungspflichten nach Ausländerrecht

Die Ausübung einer unselbständigen Erwerbstätigkeit durch ausländische Staatsangehörige in der Schweiz untersteht in zahlreichen Fällen ausländerrechtlichen Melde- oder Bewilligungspflichten. Für die Einhaltung der meisten Melde- und Bewilligungspflichten im Zusammenhang mit einem Arbeitsverhältnis sind die Arbeitgebenden verantwortlich. In bestimmten Fällen treffen jedoch auch die Arbeitnehmenden Melde- und Bewilligungspflichten.

Ausländerrechtliche Melde- oder Bewilligungspflichten der Arbeitgebenden:

Anstellung von Arbeitnehmenden der EU/EFTA für eine Arbeitsdauer von bis zu 90 Tagen pro Kalenderjahr (ununterbrochen oder tageweise): Meldepflicht.
Anstellung von Arbeitnehmenden von Drittstaaten: Bewilligungspflicht.

Mehr Informationen zu Melde- und Bewilligungspflichten der Arbeitgebenden

Ausländerrechtliche Melde- oder Bewilligungspflichten der Arbeitnehmenden:

Die Ausübung einer unselbständigen Erwerbstätigkeit durch Personen der EU/EFTA oder bei einem Arbeitgeber mit Wohnsitz in der Schweiz für eine Arbeitsdauer von mehr als 90 Tagen pro Kalenderjahr (ununterbrochen oder tageweise) ist bewilligungspflichtig. Die Pflicht zur Einholung der Bewilligung trifft die Arbeitnehmenden.

Mehr Informationen zu Melde- und Bewilligungspflichten der Arbeitnehmenden

quitt Business übernimmt für Sie keine Meldungen und Bewilligungen nach Ausländerrecht.

5. Anmeldung Quellensteuer

Die Quellensteuer wird im Gegensatz zur normalen Steuer nicht direkt von den Steuerpflichtigen bezahlt, sondern vom Arbeitgeber. Die Quellensteuer wird vor Auszahlung des Lohnes vom Lohn abgezogen. Der Arbeitgeber steht in der Pflicht, die Beschäftigung von quellensteuerpflichtigen Personen innert 8 Tagen ab Stellenantritt bei der zuständigen Steuerbehörde zu melden und die Quellensteuer gegenüber dieser abzurechnen.

quitt Business übernimmt für sie alle notwendigen Anmeldungen und Abrechnungen im Zusammenhang mit der Quellensteuer.

Weitere Informationen zu Fällen und Voraussetzungen für die Quellensteuerpflicht

6. Beantragung Familienzulagen

Arbeitnehmende mit Kindern haben unter Umständen Anspruch auf Kinderzulagen. Die Kinderzulagen müssen vom Arbeitgebenden bei der zuständigen Familienausgleichskasse beantragt werden. In der Regel wird die Familienausgleichskasse von der AHV-Ausgleichskasse des Arbeitgebenden geführt.

quitt Business übernimmt für sie die Beantragung und Auszahlung aller Familienzulagen.

Weitere Informationen zu Familienzulagen

7. Lohnauszahlung

Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer den Lohn zu entrichten, der verabredet, üblich oder durch einen Normalarbeitsvertrag (NAV) oder Gesamtarbeitsvertrag (GAV) geregelt ist. Gesetzliche Mindestlöhne für Schweizer Bürger gibt es nach wie vor nicht. Hingegen können sich solche aufgrund von Bestimmungen in einem NAV oder GAV ergeben. In der Regel wird ein Zeitlohn verabredet, d.h., der Lohn wird nach der geleisteten Arbeitszeit bestimmt. Beim Wochen- oder Monatslohn werden in der Regel die Feier- und Ruhetage nicht berücksichtigt, d.h., der Lohn bleibt immer konstant, unabhängig davon, für welchen Monat er bezahlt wird. Sind nicht kürzere Fristen oder andere Termine verabredet oder üblich und ist durch NAV oder GAV nichts anderes bestimmt, so ist dem Arbeitnehmer der Lohn Ende jedes Monats auszurichten. Der Arbeitnehmer ist also vorleistungspflichtig, hat aber Anspruch darauf, dass der vereinbarte Lohn spätestens am Monatsende in seinem Besitz ist. Dem Arbeitnehmer ist eine schriftliche Abrechnung zu übergeben. Zusammen mit dem Lohn ist dem Arbeitnehmer also monatlich eine vollständige und nachvollziehbare Lohnabrechnung (Bruttolohn, Abzüge, ausbezahlter Nettolohn) auszuhändigen. Es empfiehlt sich, auf der jeweiligen Lohnabrechnung auch das Ferien- und allenfalls das Überstundenguthaben aufzuführen. Lohnabzüge: Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, den Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherungsbeiträge in Abzug zu bringen.

quitt Business übernimmt für sie die korrekte Berechnung, Abrechnung und Auszahlung der Löhne.

8. Abrechnung des Lohns gegenüber der Ausgleichskasse

Bis zum 30. Januar des Folgejahres müssen die Löhne gegenüber der Ausgleichskasse abgerechnet werden, damit die Beiträge bestimmt werden können und die Einträge den individuellen Konten der einzelnen Arbeitnehmenden gutgeschrieben werden können. Der Arbeitgebende erhält hierzu von der Ausgleichskasse ein Abrechnungsformular.

quitt Business übernimmt für Sie die gesamte Korrespondenz mit und Abrechnung gegenüber der Ausgleichskasse.