Checkliste für die Anstellung neuer Mitarbeitender in der Schweiz

Die Anstellung von Mitarbeitenden in der Schweiz erfordert die Einhaltung zahlreicher gesetzlicher und administrativer Pflichten. Diese Checkliste führt Sie Schritt für Schritt durch alle notwendigen Aufgaben.

Arbeitsvertrag

Ein Arbeitsvertrag kann mündlich, schriftlich oder stillschweigend abgeschlossen werden. Um Missverständnisse zu vermeiden, wird die schriftliche Form dringend empfohlen. Der Arbeitnehmer kann jederzeit einen schriftlichen Vertrag verlangen.

Der Vertrag muss mindestens enthalten:

• Angaben zu Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Stellenbeschreibung, Aufgaben und Verantwortlichkeiten
• Beginn und Dauer des Arbeitsverhältnisses
• Bruttolohn, Abzüge, 13. Monatslohn, Zulagen
• Beschäftigungsgrad und Arbeitszeit (Überstunden, Nachtarbeit)
• Kündigungsfristen gemäss Obligationenrecht (Art. 335a ff.)
• Ferien, Feiertage, Urlaub und Weiterbildungsrechte

Ist das Unternehmen einem Gesamtarbeitsvertrag (GAV) unterstellt, sind dessen Bestimmungen zwingend einzuhalten. Bei der Anstellung Minderjähriger ist eine schriftliche Zustimmung der Eltern oder des gesetzlichen Vertreters erforderlich.

quitt Business erstellt für Sie Arbeitsverträge, Betriebsreglemente und Spesenreglemente.

Hier geht’s zu unserem Muster-Arbeitsvertrag
FAQ zum privaten Arbeitsrecht
Weitere Informationen zu Gesamtarbeitsverträgen

Anmeldung bei der Ausgleichskasse

Alle Arbeitnehmenden in der Schweiz müssen bei der AHV/IV/EO angemeldet werden. Die Beitragspflicht beginnt am 1. Januar nach Vollendung des 17. Altersjahres und endet mit Aufgabe der Erwerbstätigkeit.

Der Arbeitgeber meldet die Mitarbeitenden bei der zuständigen kantonalen oder beruflichen Ausgleichskasse an. Diese verwaltet in der Regel auch die Familienzulagen. AHV/IV/EO- und ALV-Beiträge werden je zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen.

quitt Business übernimmt für Sie alle Anmeldungen und Abrechnungen mit der Ausgleichskasse.

‍Weitere Informationen zu Beiträgen an AHV, IV, EO, ALV

Vorsorge und obligatorische Versicherungen

In der Schweiz muss der Arbeitgeber seine Mitarbeitenden durch verschiedene Versicherungen absichern:

• Berufliche Vorsorge (BVG/LPP): obligatorisch für AHV-pflichtige Löhne über CHF 22’680 pro Jahr (ab 2025).
• Unfallversicherung (UVG/LAA): für alle Mitarbeitenden obligatorisch. Ab mehr als 8 Stunden pro Woche umfasst sie auch Nichtberufsunfälle.
• Krankentaggeldversicherung (KTG/IJM): freiwillig, aber sehr empfehlenswert, da sie die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall sicherstellt.
• Zusatzversicherung zur Unfallversicherung (UVGZ/LAAC): optional, für erweiterten Schutz.

quitt Business übernimmt für Sie die Anmeldung bei der Pensionskasse, den Abschluss der notwendigen Versicherungen sowie die Schadenabwicklung.

‍Weitere Informationen zur Anschlusspflicht an eine Vorsorgeeinrichtung
Mehr Informationen zur obligatorischen Unfallversicherung
Mehr Informationen zur Lohnfortzahlung bei Krankheit

Melde- und Bewilligungspflichten für ausländische Arbeitnehmende

Die Beschäftigung ausländischer Mitarbeitender in der Schweiz kann melde- oder bewilligungspflichtig sein:

• EU/EFTA – weniger als 90 Tage/Jahr: Meldepflicht, ausser in bestimmten Branchen (Bau, Gastronomie, Reinigung, Sicherheit usw.), wo auch unter 90 Tagen eine Bewilligung erforderlich ist.
• EU/EFTA – mehr als 90 Tage/Jahr: Bewilligungspflicht.
• Drittstaatenangehörige: immer bewilligungspflichtig.

Mehr Informationen zu Melde- und Bewilligungspflichten der Arbeitgebenden

‍Mehr Informationen zu Melde- und Bewilligungspflichten der Arbeitnehmenden

‍(quitt Business übernimmt keine Meldungen oder Bewilligungen im Ausländerrecht.)

‍Quellensteuer

Die Quellensteuer wird vom Arbeitgeber direkt vom Lohn abgezogen und an die zuständige Steuerbehörde abgeführt. Der Arbeitgeber muss die Anstellung quellensteuerpflichtiger Personen innert 8 Tagen melden.

quitt Business übernimmt für Sie alle Meldungen und Abrechnungen im Zusammenhang mit der Quellensteuer.

‍Weitere Informationen zu Fällen und Voraussetzungen für die Quellensteuerpflicht

Familienzulagen

Mitarbeitende mit Kindern haben Anspruch auf Familienzulagen. Der Arbeitgeber muss den Antrag bei der zuständigen Familienausgleichskasse stellen, in der Regel verbunden mit der AHV-Ausgleichskasse.

quitt Business übernimmt für Sie die Beantragung und Auszahlung der Familienzulagen.

‍Weitere Informationen zu Familienzulagen

Lohnzahlung

Der Arbeitgeber muss den vereinbarten, ortsüblichen oder im GAV/Normalarbeitsvertrag festgelegten Lohn auszahlen. Einen schweizweiten gesetzlichen Mindestlohn gibt es nicht, jedoch haben einige Kantone und GAVs Mindestlöhne festgelegt.

In der Praxis gilt:

• Meistens wird ein Stunden- oder Monatslohn vereinbart.
• Monatslöhne beinhalten Feiertage und Ruhetage; der Betrag bleibt konstant.
• Sofern nichts anderes vereinbart ist, muss der Lohn spätestens am Monatsende bezahlt werden.
• Jeder Zahlung muss ein klarer schriftlicher Lohnzettel beiliegen (Bruttolohn, Abzüge, Nettolohn).
• Empfehlenswert ist zudem die Angabe von Ferien- und Überstundensaldo.
• Der Arbeitgeber ist verantwortlich für den Abzug der Arbeitnehmerbeiträge an die Sozialversicherungen.

quitt Business berechnet, erstellt und überweist die Löhne für Sie.

Jahresabrechnung an die Ausgleichskasse

Arbeitgeber müssen die Lohnsumme des Vorjahres bis spätestens 30. Januar bei der Ausgleichskasse melden. Dadurch werden die Beiträge korrekt den individuellen AHV-Konten der Mitarbeitenden gutgeschrieben.

quitt Business übernimmt für Sie die gesamte Korrespondenz und die Jahresabrechnung mit der Ausgleichskasse.

Lohnausweis

Am Ende jedes Jahres muss der Arbeitgeber den Mitarbeitenden einen Lohnausweis ausstellen. Dieses Dokument ist für die Steuererklärung notwendig.

quitt Business erstellt die Lohnausweise automatisch – für Arbeitgeber und Mitarbeitende zugänglich.

Mehr Informationen zum Lohnausweis

‍Fazit

Die Anstellung in der Schweiz umfasst weit mehr als die Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags: Sie beinhaltet Versicherungen, Sozialabgaben, Steuern, Zulagen und weitere gesetzliche Pflichten.

Mit quitt Business sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass alle rechtlichen Vorgaben erfüllt werden – wir übernehmen diese Prozesse für Sie.‍