Check-list pour l’engagement de nouveaux employés

En tant qu’entrepreneur, vous êtes rapidement confronté à l’engagement de vos employés. Vous-même, si vous êtes opérationnel, êtes dès le départ un employé de votre entreprise. La check-list suivante montre, étape par étape, tout ce à quoi vous devez penser en tant qu’employeur et les obligations auxquelles vous devez vous conformer.

Check-list pour l’engagement d’un employé :

1. Établissement du contrat de travail
2. Inscription auprès de la caisse de compensation
3. Conclusion de la LPP, la LAA et éventuellement l’AIJM et la LAAC
4. Obligation d’annonce et d’autorisation en vertu du droit des étrangers
5. Inscription à l’impôt à la source
6. Demande d’allocations familiales
7. Versement du salaire
8. Décompte du salaire vis-à-vis de la caisse de compensation
9. Établissement du certificat de salaire

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1. Établissement du contrat de travail

Un contrat de travail peut être conclu oralement, par écrit ou tacitement. Pour éviter toute ambiguïté, il est recommandé d’opter pour la forme écrite. L’écrit peut également être exigé à tout moment par le salarié.

En signant le contrat de travail, l’employeur s’engage à verser un salaire, à payer les cotisations aux assurances sociales et à garantir les congés payés. Le salarié s’engage à effectuer le travail prescrit par l’employeur. En outre, une fois le contrat conclu, l’employé est soumis à un devoir de fidélité et de diligence. Le contrat de travail doit contenir au moins les points suivants :

• Nom et adresse de l’employé ainsi que de l’employeur
• Tâches et responsabilités de chaque poste
• Date de début et durée du contrat 
• Salaire brut, retenues salariales mensuelles, allocations, 13ème salaire
• Taux d’occupation, temps de travail, heures supplémentaires, travail de nuit
• Délai de résiliation dans le respect des dispositions de l’art. 335a et suivants du CO 
• Vacances, jours fériés, jours de repos, congé de formation.

En outre, il doit être tenu compte du fait que l’entreprise est soumise ou non à une convention collective de travail (CCT). Si c’est le cas, les dispositions de la CCT doivent être respectées. En cas d’engagement de personnes mineurs, vous devez impérativement pouvoir présenter la déclaration de consentement (écrite) des parents ou du représentant légal.

quitt Business établit pour vous, sur la base de vos indications, des contrats de travail, un règlement d’entreprise et le règlement des remboursements de frais.

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FAQ sur le droit du travail privé

Plus d’informations sur les conventions collectives de travail

2. Inscription auprès de la caisse de compensation

Les personnes exerçant une activité lucrative en Suisse doivent payer des cotisations au premier pilier (AVS), à l’AI et aux APG. L’obligation de cotiser commence le 1er janvier suivant le 17ème anniversaire. L’employeur est responsable de l’inscription. Si l’on cesse son activité professionnelle, l’obligation de cotiser est supprimée.

Les cotisations à l’AVS sont payées à parts égales par l’employé et l’employeur. La moitié payée par le salarié est directement déduite du salaire et versée avec la moitié payée par l’employeur. Outre les cotisations à l’AVS/AI/APG, des cotisations à l’assurance chômage (AC) doivent également être versées. Ces cotisations sont également payées à parts égales par l’employé et l’employeur. L’inscription des employés pour le décompte des cotisations AVS/AI/APG et AC se fait auprès de la caisse de compensation cantonale compétente ou, si vous êtes membre d’une association professionnelle qui gère sa propre caisse de compensation, auprès de la caisse de compensation professionnelle correspondante. En règle générale, ces caisses gèrent également une caisse d’allocations familiales. Il existe des exceptions pour les salariés qui n’ont pas encore atteint l’âge de 18 ans dans l’année civile en cours ainsi que pour les bénéficiaires de rentes de vieillesse.

quitt Business se charge pour vous de toutes les inscriptions ci-dessus et des décomptes avec la caisse de compensation.

Plus d’informations sur les cotisations à l’AVS/AI/APG/AC

3. Conclure la LPP, la LAA et éventuellement l’AIJM, la LAAC

En tant qu’employeur, vous êtes tenu, le cas échéant, de vous affilier à une institution de prévoyance et d’assurer dans tous les cas vos employés contre les accidents. La conclusion d’une assurance d’indemnités journalières de maladie (également appelée assurance perte de gain APG) est facultative, mais recommandée dans la plupart des cas. 

Prévoyance professionnelle (LPP) :
Des cotisations au 2ème pilier de la prévoyance professionnelle doivent être versées sur les salaires soumis à l’obligation de cotiser à l’AVS et qui dépassent CHF 22’050 par an. Les employeurs doivent s’affilier à une institution de prévoyance/caisse de pension. Pour les salariés qui atteignent l’âge de 18 ans au cours de l’année civile concernée, l’obligation d’annonce s’applique à partir du premier janvier de cette année. Les employés ayant atteint l’âge légal ordinaire de la retraite ne sont pas tenus de s’annoncer. Le montant des cotisations à la caisse de pension dépend du salaire et de l’âge du salarié ainsi que du plan de prévoyance de l’employeur.

Assurance-accidents (LAA) :
Toutes les personnes exerçant une activité professionnelle en Suisse sont obligatoirement assurées contre les accidents par leur employeur. Les employés qui travaillent plus de 8 heures par semaine pour le même employeur sont assurés non seulement contre les accidents professionnels (AAP), mais aussi contre les accidents non professionnels (AANP).

Assurance d’indemnités journalières de maladie (AIJM) :
L’assurance IJM pour les employés n’est pas obligatoire mais dans la plupart des cas, une assurance IJM est intéressante pour l’employeur. En effet, en tant qu’employeur, on est tenu par la loi de continuer à verser le salaire des employés pendant une certaine période en cas de maladie. Sans assurance IJM, l’employeur assume lui-même le risque de devoir payer le salaire sans recevoir de prestation de travail.

Assurance-accidents complémentaire à la LAA (LAAC) :
L’assurance-accidents obligatoire offre une protection adéquate dans la plupart des cas. Une LAAC facultative peut offrir une protection supplémentaire.

quitt Business se charge pour vous de l’affiliation à la caisse de pension, de la conclusion de toutes les assurances nécessaires et du règlement des sinistres.

Plus d’informations sur les assurances de quitt Business

Plus d’informations sur l’affiliation obligatoire à une institution de prévoyance

Plus d’informations sur l’assurance-accidents obligatoire

Plus d’informations sur le maintien du salaire en cas de maladie

4. Obligations d’annonce et d’autorisation en vertu du droit des étrangers

L’exercice d’une activité salariée par des ressortissants étrangers en Suisse est soumis dans de nombreux cas à des obligations d’annonce et d’autorisation en vertu du droit des étrangers. L’employeur est responsable du respect de la plupart des obligations d’annonce et d’autorisation dans le cadre d’un rapport de travail. Toutefois, dans certains cas, les employés sont également soumis à des obligations d’annonce et d’autorisation.

Obligations d’annonce et d’autorisation des employeurs en vertu du droit des étrangers :

• Engagement de personnes de l’UE/AELE pour une durée de travail allant jusqu’à 90 jours par année civile (de manière ininterrompue ou à la journée) : obligation d’annonce
  
• Engagement de personnes provenant d’Etats tiers : obligation d’obtenir une autorisation.

Plus d’informations sur les obligations d’annonce et d’autorisation des employeurs

Obligation d’annonce et d’autorisation des employés en vertu du droit des étrangers :

• L’exercice d’une activité lucrative dépendante par des personnes de l’UE/AELE ou auprès d’un employeur domicilié en Suisse pour une durée de travail de plus de 90 jours par année civile (de manière ininterrompue ou à la journée) est soumis à autorisation. L’obligation de demander une autorisation incombe aux employés.

Plus d’informations sur les obligations d’annonce et d’autorisation des employés

quitt Business ne prend pas en charge les déclarations et les autorisations selon le droit des étrangers.

5. Inscription à l’impôt à la source

Contrairement à l’impôt normal, l’impôt à la source n’est pas payé directement par les contribuables, mais par l’employeur. L’impôt à la source est déduit du salaire avant le versement de celui-ci. L’employeur a l’obligation de déclarer l’emploi de personnes soumises à l’impôt à la source à l’autorité fiscale compétente dans les 8 jours suivant l’entrée en fonction et de déclarer l’impôt à la source auprès de cette dernière.

quitt Business se charge pour vous de toutes les déclarations et de tous les décomptes nécessaires en lien avec l’impôt à la source.

Plus d’informations sur les cas et les conditions d’assujettissement à l’impôt à la source

6. Demande d’allocations familiales

Les salariés ayant des enfants ont parfois droit à des allocations familiales. Les allocations familiales doivent être demandées par l’employeur auprès de la caisse d’allocations familiales compétente. En règle générale, la caisse d’allocations familiales est gérée par la caisse de compensation AVS de l’employeur.

quitt Business se charge pour vous de la demande et du paiement de toutes les allocations familiales.

Plus d’informations sur les allocations familiales

7. Versement du salaire

L’employeur doit verser au personnel le salaire convenu, usuel ou réglé par un contrat-type de travail (CTT) ou une convention collective de travail (CCT). Il n’existe toujours pas de salaire minimum légal pour les citoyens suisses. En revanche, ils peuvent résulter de dispositions contenues dans un CTT ou une CCT. En règle générale, il est convenu d’un salaire horaire, c’est-à-dire que le salaire est déterminé en fonction du temps de travail effectué. Dans le cas du salaire hebdomadaire ou mensuel, les jours fériés et de repos ne sont généralement pas pris en compte, c’est-à-dire que le salaire reste toujours constant, quel que soit le mois pour lequel il est payé. Si des délais plus courts ou d’autres dates n’ont pas été convenus ou ne sont pas d’usage et que le CTT ou la CCT n’en dispose pas autrement, le salaire doit être versé à l’employé à la fin de chaque mois. L’employeur peut verser le salaire à l’avance, mais il impératif que le salaire soit en la possession de l’employée au plus tard à la fin du mois. Un décompte de salaire écrit, complet et compréhensible (salaire brut, déductions, salaire net versé) doit être remis chaque mois à l’employé en même temps que son salaire. Il est recommandé de mentionner également sur le décompte de salaire le solde des vacances et, le cas échéant, le solde d’heures supplémentaires. En ce qui concerne les retenues sur le salaire, l’employeur est responsable de la déduction de la part salariale des cotisations aux assurances sociales.

quitt Business se charge pour vous du calcul, du décompte et du paiement des salaires.

8. Décompte du salaire vis-à-vis de la caisse de compensation

Les salaires doivent être décomptés auprès de la caisse de compensation jusqu’au 30 janvier de l’année suivante, afin que les cotisations puissent être déterminées et que les inscriptions puissent être enregistrées sur les comptes individuels de chaque employé. L’employeur reçoit à cet effet un formulaire de décompte de la part de la caisse de compensation.

quitt Business se charge pour vous de l’ensemble de la correspondance et du décompte avec la caisse de compensation.

9. Certificat de salaire

L’employeur doit délivrer un certificat de salaire à l’employé à la fin de l’année.

quitt Business établit pour vous tous les documents nécessaires, y compris le certificat de salaire, qui peuvent être téléchargés par vous et vos employés.

Plus d’informations sur le certificat de salaire

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